Problemy komunikacyjne zanotowane w autorskim badaniu z 2001r. w TUiR „Warta” O/Szczecin

Autor: Maciej P. Krzystek – socjolog komunikacji i mass mediów

    fundacje Funkcja informacyjna przedsiębiorstwa niegdyś związana z bieżącą działalnością oraz poszukiwaniem źródeł obniżki kosztów bądź zwiększenia wydajności, dzisiaj jest jednym z głównych czynników sukcesu przedsiębiorstwa. W badanym przedsiębiorstwie strategiczne zarządzanie informacjami nie istniało, m.in. z powodu, iż informacje postrzegane  były w postaci fragmentarycznej i rozproszonej, nie były traktowane jako zasób strategiczny a zatem brak było koordynacji procesów informacyjnych. Funkcja informacyjna wraz z informacyjnymi czynnikami wartości dodanej, tj. pozyskiwanie informacji, przetwarzanie informacji, dyfuzja informacji, były realizowane niewłaściwie. Komunikacja była szczątkowa i jednostronna. Kierownictwu średniego szczebla nie zapewniało się udziału w tworzeniu strategii globalnej . Brak było kształtowania „nośników” wartości dodanej informacji i informacyjnej przewagi konkurencyjnej. Źródłami wartości dodanej może być albo wzrost stopnia spełnienia funkcji, albo obniżka kosztów łącznych. Przewaga konkurencyjna jest rezultatem różnorakich działań realizowanych w sferach projektowania, produkcji, marketingu, czy funkcjach je wspomagających. Każde z tych działań może w swoisty sposób kształtować wielkość kosztów, jak również tworzyć wartość dodaną. Funkcja informacyjna powinna być analizowana na trzech płaszczyznach:

1.         Technologicznej,

2.         Organizacyjnej,

3.         Zasobów ludzkich. 

 

Na płaszczyźnie technologicznej wiele uczyniono, tym bardziej, że 18 lat wstecz komputer w polskich biurach był uważany za zbyteczną nowinkę z Ameryki. W 2001 r. istniała sieć wewnętrzna (Intranet) łącząca wszystkie oddziały w Polsce, dostęp do sieci międzynarodowej (Internet), chociaż nie dla wszystkich pracowników. Istniała redagowana macierzysta strona WEB oraz zadaniowe wewnętrzne systemy informatyczne (do wpisywania i operowania danymi z zawieranych polis ubezpieczeniowych, do wyliczania odszkodowań, programy księgowe). Jednak nadal nie istniało zarządzanie obiegiem informacji w firmie, brak było programów do grupowego planowania zajęć, (np. MS Shedue+ lub nowsze), brak było programów zapewniających ciągłą komunikację grupową, tj. programów biuletynów elektronicznych, programów konferencyjnych (np. Lotus Notes), programów integrujących w sobie pocztę elektroniczną i biuletyn elektroniczny (np. Word Perfect Office). Brak było programów do obsługi spotkań elektronicznych (np. The Meeting Room) dla grup zadaniowych komunikujących się w sprawie określonych prac. Nie było wspólnego dostępu do tych samych dokumentów za pomocą programów dla wielu użytkowników (np. Intel ProShare). Nie było programów komunikacyjnych zapewniających komunikację bezpośrednią (np. Telemedia System ).Istniejący w firmie system informatyczny był zawodny, niespójny (niezintegrowany). Brak było możliwości gromadzenia i magazynowania danych potrzebnych do przygotowania informacji. Szczątkowe dane przesyłane były nieterminowo, mając problem z odnalezieniem właściwych odbiorców. Brak możliwości przetwarzania danych na informacje przydatne do podejmowania decyzji. Dostęp do informacji osób nieuprawnionych był chroniony ustalanym indywidualnie hasłem.

Na płaszczyźnie organizacyjnej było wiele do zrobienia, a nawet potrzebne były zmiany wręcz rewolucyjne. Struktura organizacyjna była zbyt smukła i wynikające z niej zależności hierarchiczne i funkcjonalne wpływały niekorzystnie na organizację. Istniejący autokratyczny styl kierowania był nie do przyjęcia w nowoczesnej organizacji. System kontroli i koordynacji działań nie funkcjonował.

 

Rozczłonkowanie zadań (ich podział) były niewłaściwe. Zespoły zadaniowe nie istniały. System organizacji czasu pracy był sztywny i represyjny. Działania koordynowane były w sposób niewystarczający.

Na płaszczyźnie zasobów ludzkich czynione były pewne działania realizowane przez Biuro Spraw Pracowniczych w warszawskiej centrali, ale były to działania nieskoordynowane z procesem zarządzania (szef biura nie miał rangi członka zarządu). Dla pracowników oddziału działania te kończyły się na corocznych edycjach ocen pracowniczych, bądź rekrutacji nowych członków kadry średniego szczebla. Działania z dziedziny Public Relations były wyrywkowe i w szczątkowej formie, głównie poprzez wydawanie tendencyjnego dwumiesięcznika „Nasza Warta” będącego jałowym i jednostronnym przekazem propagandowym. Ta funkcja zarządzania również nie była reprezentowana na posiedzeniach Rady Zarządu. Kultura organizacyjna była na niskim poziomie, brak było czynników nadających jej swoisty charakter, była bardziej kobieca niż męska, w typie negatywnym tzw. biuropatologia, ekstrawertyczna, ale zachowawcza. Kultura firmy była ściśle biurokratyczna, bardziej elitarna niż egalitarna, słaba. Duża część pracowników uzupełniała wykształcenie, a osoby z wykształceniem średnim były raczej w wieku przedemerytalnym. Większość pracowników podchodziła asekuracyjnie np. w stosowaniu nowych technologii. Stosunek do pracy zespołowej był pozytywny. Istnienie grup nieformalnych było uświadomione, ale nie wykorzystywane przez kierownictwo. Gotowość do innowacji była połowiczna.

Całościowo, brak było wewnętrznej integracji, czyli działań tworzących harmonię w zarządzaniu informacją wewnątrz firmy. Ale brak było też zewnętrznej integracji informacyjnych czynników wartości dodanej, czyli wszelkich działań tworzących harmonię w zarządzaniu informacją przekazywaną pomiędzy otoczeniem a organizacją.

 

Więcej w tematyce komunikacji wewnętrznej można znaleźć w prekursorskiej i kompleksowej (na 180 stron) pracy pisemnej autora w ujęciu socjologii krytycznej z 2002 r. o tytule „Komunikacja wewnętrzna jako element public relations na przykładzie TUiR „Warta” S.A. O/Szczecin”. Całość była opublikowana w sieci i większość zagadnień jest wciąż aktualna. Zobacz: (magisterka)

 

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s